POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, la salud y la seguridad forman parte de la naturaleza misma del trabajo y, por lo tanto, son conceptos inherentes a todos los procesos administrativos y operativos, incluyendo el tratamiento de datos personales. Siendo nuestra empresa cumplidora de los mandatos legales, se desarrolla la política de tratamiento de datos basados en lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del dos mil doce (2012) de Protección de datos personales y su desarrollo reglamentario y cualquier otra que la modifique o reemplace, la cual será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC. En cumplimiento a los parámetros establecidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos, relacionado a la solicitud de autorización de tratamiento de datos, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación de la presente política, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

1. OBJETIVO Dar a conocer las políticas para con ello garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de datos personales conducente, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC realiza tratamiento.

2. ALCANCE Este documento, se aplicará a todo tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano y desarrollado por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, sus empleados y en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad contractual o relacionada con el tratamiento de Datos Personales de los cuales EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC es responsable.

3. RESPONSIBLE DE TRATAMIENTO Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de datos. Por esta razón, el responsable del tratamiento de las bases de datos es EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, identificada con NIT. 860.006.773-2, cuyos datos de contacto son:

Dirección física: Finca Villa Mercedes Lote 4, Vereda San Miguel en el Municipio de Guamal – Meta.

Correo electrónico: contacto@emporio.com.co

Atención Telefónica: 310 481 16 71

4.DEFINICIONES Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en general.

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Dato personal: es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. • Dato personal privado: toda información personal que tiene un conocimiento restringido y en principio privado para el público en general.

• Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

• Responsable del tratamiento: EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos. • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento de datos Personales: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. BASES DE DATOS Y FINALIDADES EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o lo que es lo mismo, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de una serie de datos personales relativos a los Socios, Directivos, empleados, clientes y proveedores entre otros. Dichos datos personales son tratados a través de una serie de bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley.

A continuación, se identifican tales bases de datos, junto con las finalidades asignadas a cada una de ellas:

BASE DE DATOS FINALIDAD Proveedores Son las bases de datos manuales o digitalizados que contienen datos de personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial cuyo tratamiento es realizado por la Dirección de Recursos Físicos y la Dirección Administrativa con la finalidad de cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella, para el normal funcionamiento o cumplimiento de algunas de las funciones. En esta base de datos se ostentan datos personales públicos, privados y sensibles, con finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y se requiere autorización previa del titular. Clientes Son las bases de datos manuales o digitalizados que contienen datos de personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial cuyo tratamiento es realizado por la Dirección de Proyectos, Dirección Comercial con la finalidad de cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC y el CLIENTE, para la adquisición de servicios y bienes demandados por el Cliente, para el normal funcionamiento o cumplimiento de algunas de las funciones. En esta base de datos se ostentan datos personales públicos, privados y sensibles, con finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y se requiere autorización previa del titular. Empleados Son las bases de datos manuales o digitalizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente o inician el proceso de selección con EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, cuyo tratamiento lo realiza la Dirección de Talento Humano, Dirección Administrativa y Dirección de Proyectos y Dirección HSEQ, tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se ostenta información personal, privada, pública, datos sensibles, este tratamiento requiere autorización previa del titular. Video vigilancia y control de acceso Son las bases de datos manuales o digitalizados que contienen filmaciones de las personas que ingresan a las instalaciones de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, cuyo tratamiento lo realiza la Dirección HSEQ, tiene como finalidad seguridad y control de acceso a las instalaciones. Frente a las grabaciones el personal es comunicado que la empresa cuenta con filmación constante.

6. DATOS DE NAVEGACIÓN El sistema de navegación y el software necesarios para el funcionamiento del sitio web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se halla implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet. Estos datos se utilizan con la exclusiva finalidad comercial, de obtener información estadística anónima sobre el uso del sitio web o controlar el correcto funcionamiento técnico del sitio web y se cancelan inmediatamente después de su verificación.

7. HABEAS DATA Los titulares de los datos, es decir, las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC podrán ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales, los cuales son analizados más adelante. Estos derechos son considerados de carácter personal, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC (responsable de los datos).

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

8. DERECHO DE ACCESO

• CONSULTA Es el derecho del titular a obtener información sobre sus propios datos que están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos.

• EJERCICIO El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC en la siguiente dirección: contacto@emporio.com.co. La Dirección Administrativa en materia de protección de datos será la encargada de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos.

La solicitud o comunicación dirigida a EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC deberá contener las siguientes previsiones: a) Nombre y apellidos del titular, b) Fotocopia del documento de identificación del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredita la representación, c) Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso), d) Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante, e) Documentos que soportan la petición que se formula, en su caso. El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: a) Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no b) Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica c) Otro sistema adecuado a la configuración o implantación material de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC

• ATENCIÓN Una vez recibida la solicitud, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) una vez haya agotado el trámite de reclamo.

• QUEJAS Y RECLAMOS Se entiende por: a) Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Reclamo de supresión, el derecho del titular a q ue se s uprima n l o s da tos q ue r e sul te n inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. c) Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.d) Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.

• EJERCICIO El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC en la siguiente dirección: contacto@emporio.com.co. La Dirección Administrativa en materia de protección de datos contratada al efecto por EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC será el encargado de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos. El contenido mínimo de la solicitud debe ser la siguiente:

• Nombre y apellidos del titular,

• Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación,

• Petición en que se concreta la solicitud (rectificación, supresión, revocación)

• Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante,

• Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso

• ATENCIÓN Una vez recibida la solicitud, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, a contar desde la recepción de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo resultara incompleto, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. Una vez recibido el reclamo completo, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo.

9. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC, a través de la suscripción de los contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

10. VIGENCIA Los Datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de EMPORIO INGENIERÍA SAS – BIC durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento, para las cuales fueron recolectados.

11. CONTROL DE CAMBIOS

TIPO DE MODIFICACIÓN: Emisión Documento

FECHA VERSIÓN  01/04/2021